Aportando valor colectivo...

Para un profesional autónomo, freelance, pyme o micro-pyme, nos encontramos muchas veces que no queremos perder tiempo con la facturación pero que nos hace falta tenerla siempre bajo control.

En este post voy a tratar de explicaros cómo consigo ahorrar muchos e-mails, gestiones y llamadas que necesitaría realizar para gestionar mi facturación y que me harían ser menos productivo.

Se trata de pasar a un modelo de comunicación on-line. Es un caso muy parecido a la banca online, en el que hemos dejado de realizar gestiones en nuestra sucursal bancaria para hacerlo on-line.  

En este caso, se trataría de :

          ✘ evitar desplazarme a la oficina de mi asesor, con el
             ”fajo” de documentos necesarios para realizar una
             gestión,…..

          ✔ …. y comenzar a h
acerlas de forma on-line y
              colaborativa.



En primer lugar, empezaré comentando cual es mi Herramienta de Facturación.

Se trata de FACTURAgem es una nueva forma de realizar mis facturas y compartirlas con mis clientes y asesor en la “nube”, on-line.

 

Vamos a explicarlo con varios ejemplos : 

  1. Gestiono mi Facturación desde cualquier lugar.

    - Con mi Software de Facturación anterior, Word, Excel, FacturXXX, dependía del ordenador donde lo tenía instalado, o del ordenador desde donde generaba mi última factura con Word o Excel.
    Con FACTURAgem, no importa el lugar, ni el dispositivo, ya que puedo acceder a mis facturas, desde mi ordenador, tablet, telefono móvil, etc,… basta que tenga una simple conexión a internet.

    - Si recibo en mi móvil, la notificación de una transferencia del pago de la Factura-2012-000XX, en ese mismo momento puedo acceder a FACTURAgem y marcar que mi factura ya se encuentra pagada.

    - Si estoy con un cliente y quiero consultar cualquier detalle de factura, verificar si está o no al corriente de pago, podré hacerlo en ese mismo instante sin necesidad de llevar apuntados esos detalles en mi agenda, en un papel o que tenga que llamar a la oficina para pedir que accedan a la factura X para ver los datos de la misma.

    - Si tengo necesidad de emitir una factura delante del cliente o nada mas terminar una reunión o con la entrega de algún trabajo, lo hago de forma inmediata y sin perder tiempo.
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  2. Mis clientes tienen acceso a mis facturas on-line.

    - Esto me ahorra bastante trabajo de gestión de….
                    * envío de facturas (PDF)
                    * estar pendiente de que mi cliente la reciba.
                    * evitar errores o excusas en la recepción.
                    * …
       …. en definitiva, ahorra mucha gestiones.

    Para mi, estos eran los pasos que tenía que dar:

          [ 1 ] Entrar en mi herramienta de facturación
                 ( Word, Excel, Otro software,…)

          [ 2 ] Generar mi factura, (en mi caso usaba una plantilla de
                 Excel, es verdad que a partir de una plantilla, el
                 proceso de introducir los datos de una factura es
                 muy simple, pero con FACTURAgem aún es más
                 rápido, pues me completa muchos datos sin hacer
                 nada, como el número de la factura, Fecha, Datos
                 del Cliente, etc
    ,.. )

          [ 3 ] seguimos,….. luego tenía que generar/guardar la
                 factura en formato PDF. 

          [ 4 ] para mas tarde abrir mi programa/cliente de
                 e-mail (OutLook), componer un e-mail, adjuntar el PDF
                 de la factura y enviárselo a mi cliente.

    Y este fue el cambio : observa el proceso en FACTURAgem:

          [ 1 ] Haces click en “Nueva Factura+”,

          [ 2 ] Rellenas la ficha de la factura en una sola página

          [ 3 ] Haces click en el botón guardar y luego en el botón
                 compartir con tu cliente y ya está, tu cliente recibe un
                 enlace (URL de sólo lectura y seguro) para consultar la
                 factura on-line y que se la pueda descargar en
                 formato PDF, siempre que la necesite.

    - Por otro lado tengo Clientes a los que les facturo regularmente, ¿no sería bueno que les diera acceso on-line para que puedan ver todas sus facturas? Esto es lo que ocurre con FACTURAgem, es decir, mucho mas rápido, ahorro de tiempo para mi y por supuesto para mi cliente, pues le facilitas la vida.

    - Mis clientes necesitan anualmente revisar las facturas que les hemos emitido, para realizar la declaración anual de operaciones con terceros (modelo 347),… a través de FACTURAgem, ellos acceden on-line a la lista de facturas que les hemos emitido y conocerán también si están pendientes de pago o pendientes. 
     
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  3. Mi Asesor tiene acceso a mis facturas on-line.

    - Cuando se acerca la declaración trimestral de IVA, tenía que dedicar unas horas a “organizar/revisar mis facturas”, para luego poder componer un e-mail y enviárselo o acercarme por la Asesoría que aún llevaba mas tiempo. Con FACTURAgem, no tengo que hacer nada, le doy acceso a mi Asesor para  consultar mis facturas on-line, y simplemente me contacta para avisarme que ya está preparada la declaración del IVA, con las facturas (sólo las pagadas) del último trimestre, y que si hay que incluir alguna factura que se haya pagado a última  hora y que de mi lado aún no la haya marcado como pagada.

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  4. Emitir una factura, es extremadamente rápido y simple.

    - Mas fácil que una hoja de cálculo,… FACTURAgem tiene un interfaz muy simple e intuitivo, que hace que el proceso de emisión de una factura sea muy, muy rápido. Desde una sola página completo todos los datos de la factura, sin perder de vista la visión global de la misma.

    - Evitar errores en la numeración y duplicación de facturas. 
    - Localizar en 1 segundo las facturas de un cliente.  
    - Me permite muy rápidamente ver el total de cuanto me deben y quien me lo debe. 

Dedica tu tiempo a las cosas importantes y aumenta tu productividad

 

Hablemos de la gestión de un proyecto de desarrollo web y del objetivo principal que deber estar presente en la estrategia, la relación con el cliente, la motivación del equipo de desarrollo, etc, etc,…

Dejarme hacer un símil con la Geología,… En muchas ocasiones trabajamos con personas que realmente están,… permitirme la expresión, en “estratos” diferentes y en ciertos momentos existen puntos intermedios en los que dichas capas confluyen y hay puntos de encuentro, pero,.. en otras ocasiones no.

Para que nos entendamos, eso suele ocurrir, por ejemplo, entre un diseñador y un desarrollador, ambos realizan trabajos diferentes pero hay momentos en los que sus trabajos se juntan y podríamos decir que “hablan el mismo idioma”.  Sin embargo hay otros niveles en los que no sucede esto y los problemas de comunicación se agravan, y se producen diferencias, por ejemplo, entre lo que tu cliente tiene en la cabeza a lo que consigue comunicar a su equipo, lo que su equipo te dice a lo que tu entiendes, de lo que entiendo a lo que intento hacer y finalmente a lo que decides hacer.

Y además, a esto le añadimos esas situaciones de crisis, estrés,… en las que las cosas tienen una urgencia muy alta y una importancia aún mayor y no somos capaces de entender el por qué.

En estos momentos tendemos a pensar que el problema es culpa de alguien, y no pensamos en el objetivo principal del proyecto, entramos en un dinámica extraña de negatividad,… que no lleva nunca a buen término. Ya sabemos que todo el mundo se puede equivocar, pero no es el momento de buscar culpables.


Si el usuario dice que está roto es que está roto, si tu cliente dice que es urgente es por que es urgente. Si no lo entiendes es por que te falta información, y en ese momento es cuando debes escoger tu mejor opción, que es pensar en el éxito del proyecto, es decir, escoge cuál es la mejor alternativa, NO PARA TI, sino para tu cliente y con el objetivo de lograr superar con éxito esa necesidad.

La Web 2.0 no es precisamente una tecnología sino una actitud, una nueva cultura que representa un conjunto de cambios en la forma en la que los desarrolladores web y los usuarios finales utilizamos la web.

La Web 2.0,……

      … potencia que los usuarios compartan sus gustos e intereses.

      … potencia la interoperabilidad, es decir, la habilidad entre las
          aplicaciones web para intercambiar información.

      … potencia la colaboración, el compartir, aportar valor, ayudar
          de forma
 desinteresada a quien te lo solicita y también de
          forma proactiva e indirecta.

Hoy en día las redes sociales nos invaden en el trabajo, en el día a día, en nuestra vida en general. Según el Informe redes sociales IAB Spain 2010 el 70% de los usuarios conectados en 2010 son usuarios de redes sociales. ( En 2009 era de 51% ).

Tanto Facebook como Twitter han tenido un crecimiento muy elevado en cuanto a notoriedad, sobre todo Twitter que ha triplicado este indicador en un año, pasando del 17% al 50%.

Es necesario asimilar e interiorizar el gran cambio que supone la adopción de las redes sociales por parte de los usuarios.

Fijaos en la siguiente reflexión,….

Actualmente la tecnología ha permitido que,… el usuario que visita nuestro portal, nuestra web, es decir, nuestro posible cliente se convierta en el mejor agente comercial, y esto lo consigue simplemente con recomendar, compartir lo que le gusta en una red social.

Por este motivo, tenemos que proporcionar en nuestros portales, herramientas a nuestros clientes para que puedan hacer difusión de todos nuestros contenidos en sus redes sociales.

Añade a tu sitio web los “Plugins Sociales” que te proporciona cada una de las redes sociales, aquí tenéis algunos de Facebook y Twitter…

Uno de las primeras cosas que me me he dado cuenta es que tumblr no tiene comentarios, upps!!! qué sorpresa !!!

Yo estaba pensando en escribir artículos de opinión y que puedan generar debate,… Bueno no desesperemos, tumblr nos ofrece tres posibilidades que iremos descubriendo en varios posts:

  • "Question Mark": Lo primero que andaba buscando, es la típica forma de que los lectores de mi blog puedan colaborar con comentarios sobre el “post” publicado. Pues bien,… si redactamos una entrada y la finalizamos con el signo de puntuación “?” automáticamente en la columna de la derecha se activa una opción de "Permitir que los lectores respondan"

    Es muy útil para dejar comentarios, pero también para darle en enfoque de pedir consejos, hacer una rápida encuesta, solicitar información, generar temas para debates, etc,…

    Aquí os adjunto una captura de pantalla:



    Pero,… qué pasa? que todos mis post van a tener que terminarlos con el signo de interrogación?, Hayaaaa pazz. Basta que lo hagas la primera vez para engañarle y que registre la entrada para que permita respuestas, luego puedes volver a editar el post y quitarle el signo de interrogación y listo. ;)

Estas son otras formas nativas de tumblr para generar debate,….

  • Ask: Sirve para que nuestros lectores nos hagan preguntas.

  • Submit: Permite que otros usuarios envíen contenido a tu blog.

Y también podemos agregar algunos sistemas de administración de comentarios como :

  • disqus.com. Disqus es un sistema de administración de comentarios disponible para muchas plataformas de blogs.

  • Facebook Social Plugin - Comments. Se trata de un plugin social de facebook, te permite integrar debates con diferentes hilos de comentarios pero todos comunes a tu sitio y no asociados a un post.

Hola, y bienvenidos a mi Blog al que he bautizado como  ”Creando Valor Colectivo”.

Hacia mucho tiempo que tenía ganas de comenzar a compartir mis conocimientos y experiencias, pero los proyectos en mi trabajo, junto con la familia y mi deporte favorito, el piragüismo, no me dejaban horas para poder participar, crear y compartir desde cualquier lugar y de forma colaborativa todas mis experiencias.

No tengo muy claro que tipo de entradas publicaré en este blog, si serán sólo profesionales, si comentaré experiencias personales, o consejos sobre entrenamientos, y quien sabe si publicaré mis resultados en mis competiciones,… lo que si tengo claro, es que lo que publique tiene que tener como objetivo aportar valor a la comunidad… trataré de ponerle imaginación, creatividad y pasión.

De momento, nada más, simplemente dar las gracias por leerme.

CésarU

cesar.urdinguio@gmail.com