Para un profesional autónomo, freelance, pyme o micro-pyme, nos encontramos muchas veces que no queremos perder tiempo con la facturación pero que nos hace falta tenerla siempre bajo control.
En este post voy a tratar de explicaros cómo consigo ahorrar muchos e-mails, gestiones y llamadas que necesitaría realizar para gestionar mi facturación y que me harían ser menos productivo.
Se trata de pasar a un modelo de comunicación on-line. Es un caso muy parecido a la banca online, en el que hemos dejado de realizar gestiones en nuestra sucursal bancaria para hacerlo on-line.
En este caso, se trataría de :
✘ evitar desplazarme a la oficina de mi asesor, con el
”fajo” de documentos necesarios para realizar una
gestión,…..
✔ …. y comenzar a hacerlas de forma on-line y
colaborativa.
En primer lugar, empezaré comentando cual es mi Herramienta de Facturación.
Se trata de FACTURAgem es una nueva forma de realizar mis facturas y compartirlas con mis clientes y asesor en la “nube”, on-line.
Vamos a explicarlo con varios ejemplos :
- Gestiono mi Facturación desde cualquier lugar.
- Con mi Software de Facturación anterior, Word, Excel, FacturXXX, dependía del ordenador donde lo tenía instalado, o del ordenador desde donde generaba mi última factura con Word o Excel.
Con FACTURAgem, no importa el lugar, ni el dispositivo, ya que puedo acceder a mis facturas, desde mi ordenador, tablet, telefono móvil, etc,… basta que tenga una simple conexión a internet.
- Si recibo en mi móvil, la notificación de una transferencia del pago de la Factura-2012-000XX, en ese mismo momento puedo acceder a FACTURAgem y marcar que mi factura ya se encuentra pagada.
- Si estoy con un cliente y quiero consultar cualquier detalle de factura, verificar si está o no al corriente de pago, podré hacerlo en ese mismo instante sin necesidad de llevar apuntados esos detalles en mi agenda, en un papel o que tenga que llamar a la oficina para pedir que accedan a la factura X para ver los datos de la misma.
- Si tengo necesidad de emitir una factura delante del cliente o nada mas terminar una reunión o con la entrega de algún trabajo, lo hago de forma inmediata y sin perder tiempo.
___________________________________________________ - Mis clientes tienen acceso a mis facturas on-line.
- Esto me ahorra bastante trabajo de gestión de….
* envío de facturas (PDF)
* estar pendiente de que mi cliente la reciba.
* evitar errores o excusas en la recepción.
* …
…. en definitiva, ahorra mucha gestiones.
Para mi, estos eran los pasos que tenía que dar:
[ 1 ] Entrar en mi herramienta de facturación
( Word, Excel, Otro software,…)
[ 2 ] Generar mi factura, (en mi caso usaba una plantilla de
Excel, es verdad que a partir de una plantilla, el
proceso de introducir los datos de una factura es
muy simple, pero con FACTURAgem aún es más
rápido, pues me completa muchos datos sin hacer
nada, como el número de la factura, Fecha, Datos
del Cliente, etc,.. )
[ 3 ] seguimos,….. luego tenía que generar/guardar la
factura en formato PDF.
[ 4 ] para mas tarde abrir mi programa/cliente de
e-mail (OutLook), componer un e-mail, adjuntar el PDF
de la factura y enviárselo a mi cliente.
Y este fue el cambio : observa el proceso en FACTURAgem:
[ 1 ] Haces click en “Nueva Factura+”,
[ 2 ] Rellenas la ficha de la factura en una sola página
[ 3 ] Haces click en el botón guardar y luego en el botón
compartir con tu cliente y ya está, tu cliente recibe un
enlace (URL de sólo lectura y seguro) para consultar la
factura on-line y que se la pueda descargar en
formato PDF, siempre que la necesite.
- Por otro lado tengo Clientes a los que les facturo regularmente, ¿no sería bueno que les diera acceso on-line para que puedan ver todas sus facturas? Esto es lo que ocurre con FACTURAgem, es decir, mucho mas rápido, ahorro de tiempo para mi y por supuesto para mi cliente, pues le facilitas la vida.
- Mis clientes necesitan anualmente revisar las facturas que les hemos emitido, para realizar la declaración anual de operaciones con terceros (modelo 347),… a través de FACTURAgem, ellos acceden on-line a la lista de facturas que les hemos emitido y conocerán también si están pendientes de pago o pendientes.
___________________________________________________ - Mi Asesor tiene acceso a mis facturas on-line.
- Cuando se acerca la declaración trimestral de IVA, tenía que dedicar unas horas a “organizar/revisar mis facturas”, para luego poder componer un e-mail y enviárselo o acercarme por la Asesoría que aún llevaba mas tiempo. Con FACTURAgem, no tengo que hacer nada, le doy acceso a mi Asesor para consultar mis facturas on-line, y simplemente me contacta para avisarme que ya está preparada la declaración del IVA, con las facturas (sólo las pagadas) del último trimestre, y que si hay que incluir alguna factura que se haya pagado a última hora y que de mi lado aún no la haya marcado como pagada.
__________________________________________________________ - Emitir una factura, es extremadamente rápido y simple.
- Mas fácil que una hoja de cálculo,… FACTURAgem tiene un interfaz muy simple e intuitivo, que hace que el proceso de emisión de una factura sea muy, muy rápido. Desde una sola página completo todos los datos de la factura, sin perder de vista la visión global de la misma.
- Evitar errores en la numeración y duplicación de facturas.
- Localizar en 1 segundo las facturas de un cliente.
- Me permite muy rápidamente ver el total de cuanto me deben y quien me lo debe.
Dedica tu tiempo a las cosas importantes y aumenta tu productividad
